Jesień, zwłaszcza październik i listopad, to dobry czas na szukanie nowej pracy. Nawet jeśli rozmowa rekrutacyjna nie kończy się zatrudnieniem, konstruktywna informacja zwrotna może pomóc w dalszych poszukiwaniach. Ale czy taką w ogóle ma się szansę uzyskać?
Gdy pytam osoby, które na jakimś etapie swojego życia poszukiwały pracy lub obecnie to robią, czy mogły liczyć na feedback od pracodawcy po tym, jak zostały odrzucone, zazwyczaj spotykam się z odpowiedzią: Jaki feedback?
Większość się nie łudzi, że otrzyma informację zwrotną po pierwszym etapie rekrutacji, czyli analizie CV. Nawet jej nie oczekują. Gdy jednak dochodzi do rozmowy, a co gorsza, dwóch, trzech czy nawet czterech etapów rekrutacji, spodziewają się, że usłyszą jakiekolwiek wyjaśnienie, dlaczego to nie oni zostali wybrani.
Katarzyna, obecnie zatrudniona, wspomina poszukiwania pracy pół roku temu. – Nigdy nie otrzymałam bardziej rozbudowanej informacji zwrotnej, niż: "Wybraliśmy innego kandydata" lub "Proces rekrutacji się zakończył". Dwa razy poprosiłam o bardziej konkretne wyjaśnienie oraz sugestie, co mogłabym zrobić, żeby zwiększyć swoje szanse na otrzymanie pracy. W obu przypadkach otrzymałam odpowiedź, że firma nie ma obowiązku udzielać mi informacji zwrotnej. Raz usłyszałam bardzo szczerą odpowiedź: "Ale my dzwonimy wyłącznie do osoby, na którą się zdecydujemy".
Karolina szuka pracy od pół roku. – Brałam udział w kilkunastu rekrutacjach, w których doszłam do etapu rozmowy kwalifikacyjnej. Za każdym razem zapewniano mnie, że zostanę poinformowana o wyniku rekrutacji bez względu na to, czy mnie wybiorą, czy nie. Tylko dwa razy nawiązano ze mną jakikolwiek kontakt. A miałam kilka rozmów, które uważam, że świetnie poszły, chwalono mnie i wyrażano chęć współpracy. A potem cisza. To bardzo frustrujące.
Ewa bardzo się zdenerwowała, gdy po czterech etapach rekrutacji od osoby rekrutującej usłyszała wyłącznie komentarz: "Zdecydowaliśmy się na kogoś innego". – Finał był taki: piątek, godzina 19.30. Osoba rekrutująca prosi mnie w SMS-ie o rozmowę. Odpisuję, zgodnie z prawdą, że nie mogę rozmawiać, proszę o telefon w poniedziałek. Odpisuje, że to zajmie tylko pięć minut. Nie odpowiadam. Po weekendzie ja dzwonię i słyszę: "Zdecydowaliśmy się na kogoś innego". Gdy spytałam, z jakiego powodu zostałam odrzucona, otrzymałam informację, że wolą się tym nie dzielić.
Po pierwsze – odpowiedzieć
Badania z 2024 roku platformy Pracuj.pl wskazują, że mniej niż jedna trzecia organizacji przekazuje informację zwrotną wszystkim kandydatom po zakończeniu rekrutacji. Jednocześnie 79 proc. badanych osób odpowiedzialnych za rekrutację deklaruje, że w ich firmach nie istnieje formalna polityka dotycząca przekazywania informacji zwrotnej kandydatom.
Żaneta Żak, HR managerka, przyznaje, że pod kątem prawnym pracodawcy nie mają takiego obowiązku wobec osób, które odrzucili. Jednak powinien być to absolutnie obowiązujący standard. – To wyraz szacunku do kandydatów i ich zainteresowania firmą. Sposób prowadzenia rekrutacji ma też ogromny wpływ na wizerunek pracodawcy – przekonuje.
Niestety, jak dodaje, w dalszym ciągu znaczna część szkoleń dla osób rekrutujących poświęca może procent czasu na naukę udzielania informacji zwrotnej. – A jest to bardzo ważny element całego procesu, w dodatku bardzo trudny. Mało kto rodzi się z umiejętnością przekazywania negatywnego feedbacku – podkreśla.
Badania Pracuj.pl potwierdzają, że większość osób (9 na 10) dzieli się swoimi doświadczeniami rekrutacyjnymi z rodziną i znajomymi, z czego prawie 40 proc. zdarzyło się zniechęcić inne osoby do aplikowania do firmy, w której mieli negatywne doświadczenia rekrutacyjne, a prawie połowie (48 proc.) osób zdarzyło się zrezygnować z aplikowania do firmy, w której ich znajomi lub członkowie rodziny mieli negatywne doświadczenia rekrutacyjne.
Jak mówi Żaneta Żak, istnieją na rynku rozwiązania technologiczne, które już na początkowym etapie rekrutacji pozwalają, po pierwsze, podziękować kandydatom za złożenie aplikacji i po drugie – przesłać krótką informację zwrotną wszystkim odrzuconym, nawet taką, która zawiera krótkie wyjaśnienie, dlaczego aplikacja została odrzucona. – Na przykład w formie zdania: "Do kolejnego etapu przeszli kandydaci o najlepiej dopasowanym doświadczeniu do wymogów stanowiska". Nie jest to idealna informacja zwrotna i być może nie ma w niej indywidualnego podejścia do każdego, ale przynajmniej kandydaci nie pozostają bez odpowiedzi – stwierdza.
Jak dodaje, wciąż jednak wiele firm, szczególnie tych mniejszych, nie inwestuje w takie rozwiązania. – Co więcej, wciąż spotykam się z opinią, że HR w firmach nie jest potrzebny, a menedżer jest w stanie sam przeprowadzić proces rekrutacyjny – mówi. – I zobaczmy, co się dzieje: menedżer dostaje 200 CV na skrzynkę. Przy ilości obowiązków nie jest w stanie odpowiedzieć na każdy z nich i na bieżąco informować o etapach procesu! Przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego jest bardzo wymagające i czasochłonne. Pomoc ze strony rekrutera lub systemu rekrutacyjnego jest bardzo wskazana i podnosi jakość procesu oraz komunikacji z kandydatami.
Kolejnym błędem, jaki popełniają firmy, jest przekazywanie bardzo skromnego lub żadnego feedbacku osobom, które przeszły przez wieloetapową rekrutację. – Takie procesy wymagają ogromnego wysiłku. Często jest tak, że najpierw jest rozmowa online na kamerce z automatem – kandydat ma odpowiedzieć na podstawowe pytania – potem rozmowa kwalifikacyjna, po czym jakieś zadanie rekrutacyjne i dopiero decyzja. Gdy po tak rozbudowanej rekrutacji kandydat jedyne, co otrzymuje, to "Dziękujemy, ale nie", to będzie czuł się oszukany i wykorzystany – dodaje HR managerka.
Dlatego, jak podkreśla, informacja zwrotna powinna być dopasowana do etapu i nakładu pracy, jaki wkłada kandydat w starania o zdobycie danego stanowiska.
– Jeżeli wysłał CV, wystarczy automatyczna informacja o podziękowaniu za udział w rekrutacji lub o zakończeniu rekrutacji i wyborze innego kandydata. Ale jeśli tych etapów jest więcej, w dodatku doszło do rozmowy z konkretną osobą, to wypadałoby poinformować o decyzji, i to nie w formie e-maila, ale telefonicznie. Wielu rekruterów unika jednak takich rozmów w obawie chociażby przed tym, że kandydat poprosi o dokładniejszy feedback lub emocjonalnie zareaguje – wyjaśnia.
Lepiej się nie prosić o feedback
Czasem jednak lepszy żaden feedback niż taki, który sprawia, że w głowie kandydata pojawia się jeszcze więcej znaków zapytania niż przed otrzymaniem informacji o odrzuceniu kandydatury.
Ewa: – Sytuacja sprzed tygodnia: przeszłam trzy etapy rekrutacji, ostatni polegał na wypełnieniu testu psychometrycznego Thomas [narzędzie psychometryczne dla biznesu wspomagające rekrutację – przyp. red.]. Kilka dni później dzwoni do mnie rekruterka z informacją, że zdecydowali się na innego kandydata, ponieważ test wykazał, że dwie ważne z perspektywy tego stanowiska cechy były u niego bardziej dominujące. Gdy zapytałam, o jakie cechy chodzi, usłyszałam: "Wolałabym nie udzielać tej informacji".
Joanna z kolei wspomina rekrutację na kontrolera regionalnego banku. – Przeszłam rozmowę z rekruterką, zdałam test ze znajomości procedur. Odpadłam na ostatniej prostej – rozmowie z dyrektorem regionalnym. Feedback był taki: "Jest pani zbyt skrupulatna". Do tej pory zastanawiam się, o co mu chodziło.
Podobną odpowiedź otrzymała Martyna. – Przeszłam drugi etap rekrutacji – rozmowę z rekruterką, trzecim był test, który rozwiązywałam przy rekruterce i potencjalnej przełożonej. Moim zadaniem było zaplanowanie prac i nadanie im priorytetu. Skończyłam go wcześniej, powiedzieli, że rozwiązałam go najlepiej ze wszystkich kandydatów. Ale mnie nie zatrudnili. Wyjaśnienie było takie, że jestem zbyt zorganizowana i nie będę pasować do organizacji, w której jest chaos i trzeba improwizować. A ja mówiłam podczas rozmowy, że pracowałam w dwóch firmach, które dopiero się rozkręcały i wiele kwestii trzeba było ustalać od zera. Mam wrażenie, że ten feedback był kompletnie pozbawiony sensu. Poza tym czy w firmie, w której jest bałagan, nie przydałaby się właśnie osoba, która go jakoś ogarnie?
– Na pierwszy rzut oka mogłoby się tak wydawać, ale rzeczywistość może szybko takiego kandydata zweryfikować – wyjaśnia Żaneta Żak, która jako rekruter jest w stanie zrozumieć te powody odrzucenia, choć sposób ich przekazania nie był właściwy.
Czasem znaczenie mają niuanse
Żaneta Żak tłumaczy: – Wielu kandydatom bardzo zależy na tym, aby pracę dostać. Przekonują na rozmowie, że odpowiadają im warunki pracy, ale odpowiedzi na inne pytania, ich preferencje, sposób bycia temu przeczą. Świetna organizacja pracy czy skrupulatność to bardzo pozytywne cechy, ale nie w każdej pracy będą najbardziej pożądane. A jeśli kandydat preferuje pewien sposób pracy, może mieć trudność z dostosowaniem się do kultury organizacyjnej czy systemu pracy.
Jak dodaje, feedback powinien być jednak przede wszystkim zrozumiały i pomocny dla kandydata.
– Przede wszystkim rekruter powinien być szczery i – na ile to możliwe – trzymać się ściśle kryteriów stanowiska. Zawsze też mówimy kandydatowi coś pozytywnego. Dla przykładu: te wymagania pan/pani spełniła, to nam się bardzo spodobało, to zrobiło na nas duże wrażenie – opowiada. – Przekazujemy też konkretne przyczyny odrzucenia, opierając się na kryteriach istotnych z punktu widzenia stanowiska. Czasem jesteśmy w stanie wskazać jednoznacznie, że jakaś kompetencja była za niska, a czasem jest to wynik porównania pomiędzy kandydatami o zbliżonych kompetencjach, z których wybieramy mocniejszego. Na przykład: kandydat, na którego się zdecydowaliśmy, wykazał się lepszą komunikatywnością w języku angielskim, a było to dla nas jednym z kluczowych punktów oceny.
Czasami, jak przyznaje, na decyzję "tak" lub "nie" mają wpływ niuanse.
– Prowadziłam niedawno rekrutację, w której miałam dwie bardzo mocne kandydatki. Gdyby ta "silniejsza" się nie pojawiła, to na pewno zatrudnilibyśmy tę drugą – opowiada.
Co zdecydowało? – Osoba, którą wybraliśmy, w zadaniu rekrutacyjnym wykazała się większą kreatywnością, zaproponowała ciekawsze rozwiązania, a kreatywność była jedną z ważnych kompetencji na tym stanowisku. Co powiedziałam tej, którą odrzuciliśmy? Właśnie to. Że poszło jej świetnie, spełnia wymogi, ale zadecydowała jej prezentacja. Wybraliśmy osobę, która wykazała się w zadaniu większą kreatywnością – wyjaśnia.
I podsumowuje: – Ta pani trzy dni później napisała mi maila, że bardzo dziękuje za informację zwrotną i jeżeli cokolwiek by się zmieniło, to ona wciąż jest zainteresowana pracą u nas.
Dobry feedback
Zdarzają się rekrutacje przeprowadzone w taki sposób, że kandydat, mimo że został odrzucony, czuje, że nie stracił czasu. Wręcz przeciwnie, ma poczucie, że dowiedział się czegoś o sobie, został trafnie oceniony.
– Aplikowałam na stanowisko copywriterki do już dość dobrze rozwiniętego start-upu – opowiada Julia. – Cały proces prowadzony był bardzo profesjonalnie przez jedną osobę, miłą, rozmowną, przebiegał sprawnie, całość trwała niecały miesiąc.
Julia przeszła wszystkie etapy rekrutacji: dwie rozmowy, najpierw z osobą odpowiedzialną za proces rekrutacyjny, potem zadanie, a na końcu rozmowę z przyszłym przełożonym.
– Decyzję o odmowie otrzymałam mailem – od tej samej osoby, która prowadziła rekrutację. Była to odpowiedź bardzo rozbudowana, w której była mowa o tym, co im się spodobało, dokładnie wyjaśniająca także, dlaczego nie zdecydowali się mnie zatrudnić. Chodziło o element pracy wymagający podejścia analitycznego. Mimo że w trakcie rozmowy nic nie wspomniałam o tym, że nie przepadam za analizowaniem danych, doskonale mnie wyczuli i trafnie ocenili, że rzeczywiście ten element może być dla mnie nużący. Byłam pod wrażeniem i bardzo podziękowałam im za świetną rekrutację – mówi Julia.
29-letnia Aleksandra również wspomina pozytywny feedback. Jednocześnie zaznacza, że był to jedyny konstruktywny feedback, jaki otrzymała podczas sześciu miesięcy szukania pracy. – Było to dwa lata temu. Po rozmowie, która prowadzona była częściowo po angielsku, ta sama osoba, która się ze mną spotkała, zadzwoniła, aby powiedzieć, że w tym momencie nie są w stanie mnie zatrudnić, ponieważ mój angielski nie jest na wystarczająco wysokim poziomie. Polecili, abym się podszkoliła i wróciła do nich za pół roku. Już nie zdecydowałam się aplikować ponownie do tej firmy, ale zapisałam się na angielski i obecnie pracuję po polsku i angielsku. Do tej pory jestem im bardzo wdzięczna za ten feedback.
Nie ta chemia
Kilka osób, z którymi rozmawiałam o informacji zwrotnej, opowiadało mi, że miało nieodparte wrażenie, że wyjaśnienie odrzucenia było całkowicie zmyślone. Nie odnosiło się do wymogów stanowiska ani do żadnego etapu rekrutacji. Padało na przykład ogólne hasło: "Wybraliśmy kandydata, który lepiej pasuje do kultury organizacyjnej firmy".
Żaneta Żak przyznaje, że największe problemy ma podczas rekrutacji, w której decyduje wrażenie, uczucie, tzw. chemia.
Jak w informacji zwrotnej przekazać to, że z kimś nam "nie kliknęło"? – Wierzę, że jesteśmy w stanie dokładnie nazwać to, dlaczego z kimś nie "mamy chemii". Czasem trzeba się jednak nad tym dłużej zastanowić. Proces rekrutacyjny wymaga dużej uważności.
I dodaje: – Podczas rekrutacji zwraca się uwagę nie tylko na to, co kandydat ma w CV, czy spełnia wymogi stanowiska, ale też na to, jak się zachowuje, jak reaguje na to, co mówimy.
Opowiadam rekruterce o koleżance menedżerce, która odrzuciła kandydatkę wyłącznie dlatego, że podczas rozmowy ta siedziała na krześle w pozycji półleżącej, z założonymi rękami. Dla niej to był wyraz braku szacunku. Czuła jednak, że jej ocena jest niesprawiedliwa, bo osoba ta miała "wszystko, czego potrzeba".
Żak odpowiada: – Ten argument jest dla mnie bardzo konkretny. Jesteśmy w stanie w sposób uprzejmy i delikatny przekazać w informacji zwrotnej, że to, w jaki sposób kandydatka prowadziła rozmowę, wpłynęło na jej odbiór przez przyszłego pracodawcę. Może sobie nawet nie zdawała z tego sprawy. Taka uwaga mogłaby jej pomóc przy kolejnych rozmowach.
Jak podkreśla Żaneta Żak, rekruterzy popełniają wiele błędów, ale kandydaci też potrafią utrudnić życie tym pierwszym. Największym problemem jest niestawianie się na spotkania rekrutacyjne bez żadnej informacji mimo wysyłanych przypomnień. To dla rekruterów mnóstwo zmarnowanego czasu.
Proces rekrutacji to czas dla obu stron na podjęcie decyzji. Jak opowiada Żak, zdarzały się sytuacje, w których wybrany kandydat ostatecznie nie zdecydował się na współpracę z reprezentowaną przez nią firmę. Inna oferta okazała się dla niego bardziej atrakcyjna. – I wtedy to ja dopytuję, co zdecydowało o tym, że przegraliśmy. Wiele osób postrzega proces rekrutacji jako nierówny, w którym pracodawca jest górą. Sztuką jest przeprowadzić go w taki sposób, aby obie strony były partnerami i miały możliwość podjęcia najlepszej dla siebie decyzji.
Jak podsumowuje Żak, rekrutacja to trudny proces obarczony wieloma emocjami. Kluczem jest szczerość i wzajemny szacunek pomiędzy pracodawcą a kandydatami – podkreśla.
Tekst pierwotnie ukazał się 12 lutego 2025 roku.
Ewa Jankowska. Dziennikarka. Redaktorka. Absolwentka Polskiej Szkoły Reportażu. W mediach od 2011 roku. Słuchanie ludzi to, obok tańczenia, jej ulubiona aktywność. Wierzy, że każda historia jest wyjątkowa. To, co jednak w każdej opowieści najcenniejsze, to jej walor uniwersalny. Takie historie chce opowiadać.