Pisanie tekstu o open spasie w open spasie to katastrofa. Dla mnie i dla moich współpracowników. W tłumie ludzi, z których każdy zajmuje się czymś innym, trudno jest mi się skupić. Z drugiej strony, sama muszę wzmóc samokontrolę. Bo kiedy już zabieram się do pracy, na jaw wychodzi kilka moich zwyczajów, które mogą być irytujące dla otoczenia.
Uderzam w klawiaturę komputera tak energicznie, że sąsiedzi z biurek obok zwracają mi uwagę. Gdy się nad czymś zastanawiam, zaczynam mamrotać pod nosem. A jeśli coś mi nie wychodzi, wzdycham i posapuję. W open spasie siedzi oprócz mnie jeszcze kilkadziesiąt osób. Każda ma swoje nawyki, inaczej reaguje na stres, każdą co innego bawi i co innego irytuje. Musimy ze sobą wytrzymać, choć nie jest łatwo.
Kto nam to zrobił
Prawdziwy boom na open space'y w Polsce przypada na początek XXI wieku, czyli około 100 lat po tym, jak w USA zbudowany został pierwszy biurowiec z pomieszczeniami tego typu. Złośliwi co prawda twierdzą, że najstarszymi open space'ami są popularne już w starożytności galery, które do poruszania się wykorzystywały siłę ramion stłoczonych na pokładzie więźniów lub niewolników, ale w poważnych zestawieniach "numerem jeden" jest Larkin Building. Budynek został oddany do użytku w latach 1904-1906 w Buffalo w stanie Nowy Jork.
W biurowcu zaprojektowanym dla Larkin Soap Company of Buffalo w niewielkich odległościach od siebie na kilku piętrach siedziało około 1800 pracowników. Kontakt "twarzą w twarz" miał usprawnić proces sprzedaży mydeł, a potem także innych produktów firmy (z czasem asortyment został rozszerzony nawet o meble). Na przykład dokumenty pisało się na maszynie, konsultowało z siedzącymi obok kolegami i przekazywało kolejnemu pracownikowi, aż docierał do szefa, który je podpisywał. Wszystko miało się dziać szybko, wręcz mechanicznie. Straty czasu zostały zminimalizowane, a i kontrola wzmożona. Przełożeni mogli obserwować wszystkich, jak open space długi (61 metrów) i szeroki (41 metrów). Nowoczesne jak na owe czasy biuro funkcjonowało niczym taśma produkcyjna, przy której każdy miał do wykonania konkretne, z góry określone zadanie. Kreatywność? To nie w tym budynku.
Open space'y zaczęły się upowszechniać w miarę jak XX wiek nabierał tempa. Dostrzeżono kolejną ich zaletę, kto wie, czy nie najważniejszą z punktu widzenia pracodawcy: na jednej otwartej przestrzeni można było posadzić dużo więcej osób niż na takiej samej powierzchni poszatkowanej ścianami i poprzecinanej korytarzami. Dzięki temu koszt wynajmu czy budowy biura zdecydowanie się obniżał, niższa stała się też cena jego eksploatacji. Te oszczędności bardzo łatwo dało się wyliczyć. Rzędy cyfr przemawiały do wyobraźni zarządów firm dużo skuteczniej niż coraz głośniejsze opinie, że w biurze typu open space spada produktywność, bo pracownik nie może w pełni skupić się na swoich zadaniach. Do dziś tę krytykę kontruje się opowieściami o demokratyzacji biurowej przestrzeni (szef ma siedzieć obok podwładnych) czy możliwości wymiany opinii (łatwiej dotrzeć do osób innych działów). - A jednak coraz więcej osób pracujących na co dzień w biurach typu open space mówi mi, że jeśli chcą zrobić coś konkretnego, zostają w domu - twierdzi Grzegorz Frątczak, trener biznesu i autor raportu "Ujarzmij open space", w którym już na początku radzi pracodawcom, by na siedziby swoich firm wybierali tradycyjne biura. Nie on jeden. Rzesze pracowników poradziłyby im to samo. Gdyby tylko ktoś ich posłuchał.
Szum morza ludzkich głów
Odgłosy rozmów, szuranie krzeseł, tupot stóp, dźwięk pracującej klimatyzacji, urządzeń biurowych - to hałas open space'a, do którego można się przyzwyczaić. Szkopuł w tym, że stanowi on jedynie podkład dla wielu innych dźwięków, tym bardziej irytujących, czym bardziej próbujemy się skupić.
Ola, która zaczęła kilka miesięcy temu nową pracę w dużej firmie, już chciała biec na pomoc, kiedy usłyszała po raz pierwszy odgłosy duszenia się dobiegające z gardła koleżanki siedzącej kilka biurek dalej. - Współpracownicy uświadomili mi, że to nie nagły i ciężki atak astmy, ale oznaka rozbawienia. I że z czasem ten dźwięk sprawi, że będę sobie wyobrażała całkowitą eliminację jego źródła - mówi.
"Mewa śmieszka" - tak o swojej współpracownicy pisze na forum.gazeta.pl jedna z użytkowniczek. Wyjaśnia: Prawie każda rozmowa z klientem to rozbawianie tegoż , przy okazji chichotanie i kwiczenie przy biurku. Mnie to dekoncentruje i nie mogę normalnie pracować. Jak raz skomentowałam te dźwięki, wylądowałam na dywaniku u szefa, bo rozbijam team spirit...
Wśród irytujących dźwięków wydawanych przez współpracowników jest też pstrykanie długopisem czy stukanie paznokciami o blat biurka oraz pogwizdywanie i podśpiewywanie (także pieśni kościelnych, np. "Dobry Jezu, a nasz panie "). Z rytmu pracy wybija również odgłos prywatnych rozmów przez telefon.
- O jak wielu sprawach prywatnych rozmawiają moi koledzy podczas pracy przekonałem się, kiedy zrobiliśmy w biurze małe przemeblowanie - opowiada Jacek, pracownik księgowości. - Siedziałem blisko WC i narzekałem, że ludzie ciągle defilują przed moim biurkiem w drodze do toalety. Szef kazał więc oddzielić mnie szafą od tych pielgrzymek. I się zaczęło. Po drugiej stronie szafy ciągle ktoś stał i gadał. Z jedną z koleżanek "przerobiłem" w ten sposób pierwszą fazę jej rozwodu - od ujawnienia zdrady męża do złożenia pozwu w sądzie. Strasznie mi było dziewczyny żal. W końcu poprosiłem, żeby administracja zabrała mebel, bo już w ogóle nie mogłem się skupić.
To, że dźwięki w open spasie wpływają na jakość pracy, udowadniano już nieraz. Przekonująco brzmią wyniki badań, które na aż 42 700 pracownikach biur przeprowadzili Jungsoo Kim i Richard de Dear z Uniwersytetu w Sydney. Wyniki opublikowali w 2013 roku w "The Journal of Environmental Psychology". Tym, co we wnioskach badaczy powinno najbardziej dać do myślenia pracodawcom, jest stwierdzenie, że w biurach typu open space utrata produktywności pracowników z powodu hałasu jest dwa razy większa niż w gabinetach. A przecież dźwięki są tylko jednym z czynników rozpraszających przy pracy.
Laktator i akupunktura
W open spasie nasze drogi krzyżują się z drogami wielu osób. Czy tego chcemy, czy nie, mamy przed oczami gamę ludzkich zachowań. Czym bardziej są one nietypowe lub sprzeczne z naszym wyobrażeniem tego, co jest w pracy "normalne", tym większą przyciągają uwagę i tym bardziej rozstrajają.
Matka Karmiąca tudzież Madonna z Wielkim Cycem po powrocie z macierzyńskiego stwierdziła, że za dużo czasu zajmuje wychodzenie do łazienki na odciąganie pokarmu... - relacjonuje jeden z internautów. - Wobec tego kilka razy dziennie wyciągała z torby laktator, niby odwracała się bokiem do reszty zgromadzonych, ale jakoś bez przekonania. Wyciągała słusznej wielkości pierś i zaczynała odsysanie. Zażenowani nie wiedzieliśmy, gdzie chować oczy, więc na wszelki wypadek staraliśmy się nie patrzeć w tamtym kierunku. Ale do tego dochodził jeszcze dźwięk pompki laktatora "sssss, sssss, sssss ". Matka Polka w tym czasie jak gdyby nigdy nic rozmawiała z klientami przez telefon bądź zagadywała pracowników.
U mnie jest "Alternatywny Terapeutyk" (trzeci rok zaocznej akupunktury w college'u) - to opis kolejnego biurowego indywidualisty. - Dzień zaczyna od maści tygrysiej (chyba). Śmierdzi strasznie kamforą. Oczywiście smaruje się, siedząc przy biurku. Po południu nadchodzi czas na sesję akupunktury. Zdejmuje buty, skarpetki, wbija igły w stopy i mówi, jak bardzo mu to pomaga. Czasem jęczy; mniemam, że jest nie do końca wyszkolony w tej dziedzinie.
Nie trzeba jednak siedzieć w sąsiedztwie oryginała bez zahamowań, żeby mieć problemy ze skupieniem. Dla analityka nie najlepszym sąsiedztwem będzie sprzedawca. Dla księgowego - team kreatywny. Dla każdego - niesamodzielny współpracownik, który co pięć minut ma ważne pytanie.
- To, jak sobie radzimy w dużym biurze, zależy także od stopnia naszej reaktywności, czyli siły reakcji na bodźce. Jedni łatwo się rozpraszają, inni wręcz potrzebują wielu bodźców do działania, bo w przeciwnym wypadku się nudzą - mówi dr Anna Hełka, psycholog z Uniwersytetu SWPS w Katowicach. - W open spasie lepiej czują się ekstrawertycy, ludzie otwarci, mający wielu znajomych, łatwo nawiązujący relacje z ludźmi. Dla introwertyków jest to większe wyzwanie - dodaje.
Pole walki
Aram Seddigh, doktorant z Uniwersytetu Sztokholmskiego, twierdzi, że jest jeszcze jedna grupa, która nie do końca radzi sobie z funkcjonowaniem w open spasie - ludzie ugodowi, mający problemy z forsowaniem swoich racji. Open space jest miejscem nieustannej walki.
Czy klimatyzacja będzie wyłączona, czy włączona? A jeśli włączona, to ile ma być stopni? Górne światła mają się świecić przez cały dzień? Okna wolimy otwarte czy zamknięte? Kto ma siedzieć obok drukarki? Ugodowi rzadko zabierają głos w takich dyskusjach, a nawet jeśli - szybko zostają zakrzyczani. I mogą tylko obserwować, jak inni czasem argumentami, a kiedy indziej po prostu sprytem osiągają swój cel.
- Prowadzę nieustanną wojnę o klimatyzację - przyznaje Karolina, pracująca w dużej firmie produkującej programy dla telewizji. - Moim koleżankom i kolegom zawsze jest zimno, mnie wręcz przeciwnie. Doszło do tego, że kiedy zbliżałam się do klimatyzatora, podnosili larum, że znów ich zamrożę. Teraz mam od tego ludzi. Moi ukryci sojusznicy przez nikogo nieniepokojeni obniżają temperaturę, a zanim wiecznie zmarznięta reszta domyśli się, że znów ktoś przestawił wskaźniki, ja mam chwilę oddechu.
Najwrażliwsze jednostki mogą przypłacić przepychanki przy klimatyzatorze własnym zdrowiem. I zarazić kolegów z zespołu. Z badań Arama Seddigha wynika, że o ile pracownicy tradycyjnych biur chorują średnio przez pięć dni w roku, w przypadku open space'ów absencja wynosi około siedmiu-ośmiu dni.
Wielki Brat, wielki stres
Kłótnie o temperaturę w biurze, o to kto siorbie kawę, a kto zasmradza całe biuro rybą jedzoną na obiad nie dość, że odciągają uwagę od pracy, to jeszcze są źródłem stresu. Wśród najbardziej stresogennych czynników pracy w open spasie wymieniane są także brak prywatności i poczucie bycia ciągle pod kontrolą.
Biurka są tak ustawione, że w ekran komputera każdy może spojrzeć. To, co się mówi, każdy może usłyszeć. Wszyscy widzą, o której przychodzi się do pracy, i o której wychodzi. Trudniej się obijać? To tylko jedna strona medalu. - Dziesiątki par oczu śledziły mnie, kiedy weszłam do biura przed południem - opowiada Anna, która pracuje w dużej firmie telekomunikacyjnej. - T ylko mój bezpośredni przełożony wiedział, że dopiero koło trzeciej w nocy skończyłam pisać raport dla niego. Czułam się z tym źle, ale co ja poradzę, że w biurze mam kłopoty ze skupieniem. Anna narzeka także na to, co miało być atutem open space'a - szefowie siedzą obok swoich pracowników. - Jeśli coś zrobisz źle, wie o tym cały zespół. Ostatnio wszyscy pracownicy na piętrze usłyszeli, jak dyrektor nawrzeszczał na jedną z koleżanek, że "wyp***ła projekt w kosmos". Ani ona się z tym dobrze nie czuła, ani my.
Malwina, która w spółce skarbu państwa zajmuje się m.in. tłumaczeniem dokumentów, ma dylemat za każdym razem, kiedy na jej biurku leży zlecenie od prezesa. - Pracuję z naprawdę ważnymi papierami. Kiedy muszę wyjść do toalety, zastanawiam się, co powinnam zrobić z tłumaczonym właśnie pismem? Zabrać ze sobą? Nie ma przecież szafki, do której mogłabym je schować. Pismo leży więc na biurku i każdy z kolegów może je przeczytać - przyznaje. Cieszy się, że ostatecznie nie przeszedł pomysł szefów, według którego w firmie miała być wprowadzona strategia "gorących krzeseł", polegająca na tym, że pracownicy nie mają stałych biurek i siadają tam, gdzie akurat jest wolne miejsce.
Dr Anna Hełka mówi, że posiadanie własnego miejsca do pracy nie jest we współczesnej firmie czymś oczywistym. - W call center, gdzie pracuje się zmianowo, pracownicy wzajemnie się zastępują. W niektórych firmach na swoje biurko trzeba zasłużyć dobrymi wynikami. I nie jest ono dane "na zawsze". Przecież w przyszłym miesiącu ktoś może okazać się lepszy.
Ping-pong prezesa
Skoro open space to takie straszne miejsce, dlaczego Facebook, jedna z najnowocześniejszych firm na świecie, rok temu przeniósł się do nowego wielkiego budynku w Dolinie Krzemowej, w którym pracownicy korzystają właśnie z otwartego biura?
- Kiedy przyjrzymy się najnowocześniejszym biurowcom, dostrzeżemy, że oprócz open space'ów jest tam wiele innych pomieszczeń: do pracy cichej, do wypoczynku, do zebrań, telekonferencji, do gier i zabaw itp. - mówi Grzegorz Frątczak. - W zależności od zadania na dziś wybieramy miejsce, w którym chcemy pracować. A gdy ktoś ma taką potrzebę, może nawet uciąć sobie krótką drzemkę. W Polsce też niedługo pracodawcy zaczną rozumieć, że człowiek to nie maszyna i trzeba na poważnie zacząć analizować jego potrzeby. Na razie w naszych firmach stoją wprawdzie pojedyncze stoły do ping-ponga, ale raczej po to, by prezes mógł się nimi pochwalić kontrahentom czy osobom, które chce zatrudnić. Pracownicy z nich nie korzystają, bo się boją. Oni są tu przecież po to, żeby pracować.
Zdaniem Frątczaka punktem wyjścia do planowania biurowej przestrzeni powinna być efektywność pracownika. - Przecież wynagrodzenia stanowią około 50 do nawet 70 procent kosztów operacyjnych organizacji. To nieporównywalnie więcej niż pieniądze wydawane na wynajęcie, wyposażenie i utrzymanie jakiegokolwiek biura. Problem w tym, że zyski po przeniesieniu się z biura tradycyjnego do open space'a łatwo policzyć. Straty związane ze zmniejszeniem efektywności pracowników - dużo trudniej.
Jolanta Molińska. Dziennikarka i redaktorka weekendowego magazynu Gazeta.pl. Pisała m.in. do "Życia Warszawy" i "Newsweeka".